Pour les professionnels · Entretien de propriétés

Que dois-je documenter à chaque visite de vérification d’une maison?

À chaque visite, notez la date et l’heure, ce que vous avez vérifié selon une liste écrite, des photos datées des endroits clés comme le thermostat et l’entrée d’eau, toute anomalie et ce que vous avez fait. Envoyez un court rapport au propriétaire le jour même et tenez un registre signé des clés et des codes.

Une personne photographie un chauffe-eau pendant une visite

En 60 secondes

Une liste de vérification écrite, convenue avec le propriétaire, rend chaque visite uniforme et montre exactement ce qu’on vous a demandé de vérifier.
Des photos datées du thermostat, du sous-sol, de l’entrée d’eau, des portes et de tout problème sont la preuve la plus claire de l’état de la maison ce jour-là.
Un rapport envoyé au propriétaire le jour même, même quand tout va bien, le tient informé et peut aider à montrer à son assureur que la maison était surveillée.
Un registre des clés et des codes, signé à chaque remise, vous protège si une clé est perdue ou si quelqu’un entre sans permission.
Les photos, les codes d’alarme et les dates de voyage sont des renseignements personnels, alors conservez-les en sécurité, ne les communiquez qu’au propriétaire et supprimez ce dont vous n’avez plus besoin.

Pourquoi documenter chaque visite de vérification?

Parce qu’une visite non consignée est difficile à prouver. Les propriétaires ont souvent des conditions d’assurance sur les vérifications pendant leur absence, et le Bureau d’assurance du Canada leur conseille de faire vérifier leur domicile tous les jours ou tous les deux jours l’hiver, selon leur contrat. Vos registres montrent que les visites ont eu lieu.

Vos registres vous protègent aussi. Si un tuyau éclate entre deux visites, des photos et des notes datées montrent l’état de la maison à votre départ. Si un propriétaire conteste des frais ou une visite manquée, votre registre répond calmement, avec des faits plutôt que des souvenirs.

Que doit contenir une liste de vérification de maison?

Une liste de vérification doit couvrir tous les endroits où les dommages commencent sans bruit : l’eau, le chauffage, les accès et l’extérieur. Convenez-en avec le propriétaire avant la première visite, adaptez-la à la saison et cochez chaque point à chaque fois, pour que le rapport montre ce qui a été vérifié ou non.

Date, heure d’arrivée et heure de départ
Lecture du thermostat, et si le chauffage ou la climatisation fonctionne
Sous-sol, dessous des éviers, chauffe-eau et entrée d’eau principale : fuites ou givre
Portes, fenêtres et serrures, et tout signe d’entrée par effraction
Alarme armée et désarmée, et messages du panneau d’alarme
Toit, gouttières, glace et neige autour des évents et des compteurs de gaz l’hiver
Courrier, colis et circulaires ramassés
Toute anomalie, et ce que vous avez fait

Quelles photos prendre lors d’une visite de vérification?

Prenez des photos datées des mêmes endroits clés à chaque visite : l’affichage du thermostat, le plancher du sous-sol, le chauffe-eau, l’entrée d’eau principale, les portes d’entrée et l’extérieur de la maison. Ajoutez des gros plans de toute anomalie. Des angles constants permettent de comparer les visites et de repérer un changement lent.

Si vous trouvez des dommages, photographiez-les avant de toucher à quoi que ce soit, puis après toute mesure d’urgence, comme couper l’eau. Le guide de réclamation du Bureau d’assurance du Canada demande aux propriétaires de tout consigner, de photographier les articles endommagés et de prendre des notes détaillées; vos photos pourraient donc servir à la demande d’indemnité.

Évitez de photographier les papiers personnels, les photos de famille ou les objets de valeur au-delà de ce que la visite exige, et ne publiez jamais de photos de la maison d’un client.

Comment faire rapport au propriétaire après chaque visite?

Envoyez un court rapport le jour même, par le moyen convenu, comme un texto ou un courriel. Indiquez l’heure de la visite, confirmez que la liste a été suivie, joignez deux ou trois photos clés et signalez toute anomalie. En cas de problème, appelez d’abord, puis faites un suivi écrit pour que le propriétaire ait une trace.

Convenez d’avance de la personne à appeler si le propriétaire est injoignable, comme un proche ou un contact local, et du montant que vous pouvez dépenser pour une réparation urgente sans demander. Notez chaque décision prise au téléphone, avec l’heure et le nom de la personne qui l’a prise.

Comment gérer et consigner les clés et les codes d’alarme d’un client?

Tenez pour chaque client un registre des clés, signé à chaque remise. Identifiez les clés par un code plutôt que par l’adresse, rangez-les en lieu sûr et loin de tout ce qui identifie le client, et rendez-les toutes contre un reçu signé à la fin de l’entente. Ne copiez jamais une clé sans permission écrite.

Les clés, télécommandes de garage, puces et codes reçus, avec la date
Un code client sur chaque clé plutôt qu’un nom ou une adresse
Qui d’autre, comme une personne de remplacement, peut les utiliser, avec la permission écrite du propriétaire
Ce qui arrive si une clé est perdue, et qui paie le changement de serrure
La date et la signature au retour de tout le matériel

Combien de temps garder les registres de visite, et comment les protéger?

Gardez les registres de visite au moins aussi longtemps que votre entente le prévoit. Les registres fiscaux ont leur propre règle : l’article 230 de la Loi de l’impôt sur le revenu exige généralement de conserver les registres d’entreprise six ans après la fin de l’année d’imposition visée. Rangez tout en sécurité et ne le communiquez qu’au propriétaire.

Les photos, les dates de voyage et les codes d’alarme sont des renseignements personnels. Le Commissariat à la protection de la vie privée explique que la LPRPDE encadre la façon dont les entreprises recueillent, utilisent et communiquent ces renseignements dans une activité commerciale, avec des principes de mesures de sécurité et de limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation, et que l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec ont leurs propres lois. Vérifiez les règles qui s’appliquent à vous.

Maple Care conserve-t-il les registres de mes visites?

Non. Maple Care aide les propriétaires et les professionnels indépendants à se trouver, mais il ne supervise pas les visites, ne conserve pas les rapports et ne détient aucune clé. Votre liste de vérification, vos photos, vos rapports et votre registre des clés vous appartiennent. Demandez à notre équipe notre modèle d’entente de soins pour un point de départ écrit.

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Questions fréquentes

Dois-je faire un rapport même si tout allait bien?

Oui. Un court rapport « tout est normal » avec une photo du thermostat confirme au propriétaire que la visite a eu lieu et que la maison allait bien. Au fil de la saison, ces rapports forment le registre dont le propriétaire pourrait avoir besoin pour montrer à son assureur que la maison était surveillée.

Vaut-il mieux une liste papier ou numérique?

Les deux fonctionnent si la liste est uniforme, datée et conservée en sécurité. Bien des professionnels utilisent une liste sur leur téléphone pour garder photos et notes ensemble, avec l’heure. Peu importe l’outil, assurez-vous de pouvoir produire un registre clair de toute visite passée si le propriétaire ou son assureur le demande.

Que faire si je découvre un tuyau éclaté ou une entrée par effraction?

Votre sécurité passe d’abord. En cas d’entrée par effraction, n’entrez pas; sortez et appelez la police. En cas de dégât d’eau, coupez l’entrée d’eau si c’est sécuritaire et convenu, appelez le propriétaire et l’entrepreneur désigné, et photographiez tout avant et après. Rédigez ensuite un rapport complet le jour même.

Puis-je publier des photos de la maison d’un client sur les réseaux sociaux?

Pas sans la permission écrite et claire du propriétaire, et même alors, réfléchissez bien. Une photo peut révéler l’adresse, l’aménagement, les objets de valeur et le fait que la maison est vide. La plupart des professionnels gardent les photos de clients privées et utilisent des photos générales de leurs outils ou de leur véhicule pour leur publicité.

Que faire si je manque une visite prévue?

Prévenez le propriétaire dès que vous le savez, expliquez pourquoi et envoyez votre personne de remplacement ou reprogrammez la visite au plus tôt. Notez honnêtement la visite manquée dans votre registre. Cacher une visite manquée peut causer des problèmes bien plus graves si un sinistre survient et que l’assureur demande l’historique des visites.

Sources et références

Dernière mise à jour: 2026-07-08